2. Borang permohonan hendaklah diisi dengan lengkap dan ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab sebelum dihantar ke Unit Grafik, Pejabat Hal Ehwal Korporatuntuk tujuan kelulusan.
3. Permohonan mestilah disertakan dengan SOFTCOPY dalam perisian Microsoft Word berserta hardcopy maklumat di bawah:
(i) Nama Majlis
(ii) Nama Perasmi
(a) Nama perasmi yang boleh diletakkan pada banner adalah:
1. Menteri
2. Pro-Canselor
3. NC
(b) Nama perasmi di bawah tidak perlu diletakkan pada banner (memadai hanya status jawatan)
1. Dekan
2. Pendaftar
3. Bendahari
4. Pengarah-Pengarah
(iii) Tarikh
(iv) Masa
(v) Tempat
(vi) Nama Penganjur
(vii) Nama Penganjur bersama(Sekiranya terdapat penganjur lain selain UTM sila kemukakan logo dalam bentuk softcopy)
4. Permohonan juga boleh dibuat dengan menggunakan faks dan penghantaran e-mail ke Unit Grafik tetapi penggunaan borang permohonan tetap perlu digunakan.
5. Permohonan reka bentuk banner dan bunting hendaklah dihantar ke Unit Grafik, PejabatHal Ehwal Korporat sekurang-kurangnya 5 (LIMA) hari berkerja sebelum tarikh majlis berlangsung.
6. Pihak Unit Grafik akan memaklumkan kepada pemohon untuk mengambil artwork (draf 1) untuk tujuan semakan dan pembetulan.
7. Pihak pemohon hendaklah mengembalikan semula artwork tersebut ke Unit Grafik untuktujuan pembetulan/pindaan (jika ada) sebelum final artwork dikeluarkan bagi tujuan percetakan.
8. Sekiranya tiada sebarang pindaan, pihak pemohon dikehendaki mendapatkan kelulusan dari Bahagian Komunikasi Korporat dan Perhubungan Awam berserta cop pengesahan di atas final art work tersebut dan kembalikan ke Unit Grafik untuk tindakan selanjutnya.
9. Pihak Unit Grafik akan mengeluarkan CDR final art work tersebut berserta salinan hardcopy kepada pemohon untuk urusan cetak.
10. Hard copy pengesahan yang telah ditandatangani akan disimpan dalam fail unit grafik bagi tujuan rekod.
11. Unit Grafik hanya terlibat di dalam kerja penghasilan reka bentuk grafik sahaja. Bagi urusan percetakan ianya akan diuruskan oleh Unit Pentadbiran, Pejabat Hal Ehwal Korporat (kerja yang berkaitan majlis yang dianjurkan oleh Pej. HEK) atau diuruskan sendiri oleh jabatan,fakulti dan pelajar masing-masing.
12. Pemohon hendaklah mendapat kelulusan Pejabat Hal Ehwal Korporat (Unit Penjenamaan) sebelum pemasangan banner dan bunting dilakukan.
13. Pemohon juga bertanggungjawab untuk menurunkan bunting dan banner yang dipasang sebaik berakhirnya program atau tempoh tamat pemasangan yang diberikan.